Case Studies

La definizione del nuovo contratto di outsourcing ICT del MIUR

AMMINISTRAZIONE	Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca (MIUR)
MONITORE	RTI: STS mandataria
PERIODO	2001 - 2003

IL CASO

Nel 1997 il MIUR ha affrontato la transizione dalla gestione dei servizi ICT in regime di concessione a trattativa privata alla selezione di fornitori mediante gare di appalto. La forma contrattuale impiegata per la gestione del contratto di outsourcing nel periodo 1997 - 2001 era però ancora basata su modalità di pricing forfetarie e mancanza di livelli di servizio. Questa situazione non consentiva di gestire adeguatamente l’efficacia e i costi dei servizi contrattuali a seguito della mancanza di leve per la gestione della qualità erogata e di dati di confronto per la valutazione dei costi dei servizi stessi.

GLI OBIETTIVI DEL COMMITTENTE

L’Amministrazione, la quale si avvaleva del servizio di monitoraggio fin dal 1995, ha affidato al Monitore il compito di predisporre la documentazione tecnico-economica per una nuova gara di fornitura (2003 - 2008) ponendo come obiettivi:

il conseguimento della controllabilità del contratto sulla base di specifici livelli di servizio;
la valutazione dei costi contrattuali di riferimento per la determinazione della base d’asta;
la predisposizione di nuove modalità di governance delle attività contrattuali.

Il conseguimento degli obiettivi sarebbe stato possibile grazie alla disponibilità di informazioni dettagliate sugli aspetti tecnici ed economici sui servizi erogati proprio a seguito delle attività di monitoraggio sul contratto in corso.

L'INTERVENTO EFFETTUATO

Per la definizione degli aspetti tecnici dei servizi ICT è stata impiegata una metodologia specifica (rif. best practice: "Definizione dei Contratti di Outsourcing ICT") che ha condotto alla ristrutturazione completa dei servizi di interesse secondo modelli ampiamente condivisi dal mercato ICT, caratterizzati da modalità di pricing basate prevalentemente sul volume dei servizi erogati e dalla presenza di specifici livelli di servizio corredati con definizioni dettagliate per la loro misurazione.
La determinazione della base d’asta è stata effettuata a seguito di specifici benchmark economici dei servizi contrattuali, resi possibili dalla strutturazione dei servizi allineata alle logiche del mercato.
Nel contratto e nel capitolato tecnico sono state inserite procedure specifiche per la gestione degli eventi rilevanti nella vita del contratto, quali la gestione dei problemi, la gestione dei cambiamenti, l’applicazione del monitoraggio.

I RISULTATI CONSEGUITI

La nuova definizione dei servizi contrattuali ed il benchmark ha consentito di determinare una base d’asta con un decremento di circa il 17% dei costi di gestione del precedente contratto (il valore annuale del contratto è stato portato da circa 81 milioni di euro a circa 68 milioni), corrispondente ad un risparmio complessivo di circa 67 milioni di euro a fronte di una spesa per l’intervento di circa 120 mila euro (il 2 per mille del risparmio).
L’esito finale della gara e l’ulteriore ribasso effettuato dal fornitore aggiudicatario hanno portato ad un decremento dei costi effettivo di circa il 41% rispetto a quelli del precedenti contratto (il valore annuale del contratto dopo l’aggiudicazione è sceso a circa 48 milioni di euro).
La governance del contratto è migliorata grazie alla disponibilità di adeguate "leve" di controllo in termini di livelli di servizio e procedure di gestione.
La nuova forma contrattuale ha consentito di rendere coerenti i costi dei servizi con le effettive esigenze dell’Amministrazione.

L’adeguamento della baseline del patrimonio applicativo del MIUR

AMMINISTRAZIONE	Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca (MIUR)
MONITORE	RTI: STS mandataria
PERIODO	2013

IL CASO

Il nuovo contratto per lo sviluppo e manutenzione del Sistema Informativo del MIUR, attivato a gennaio 2013, prevedeva attività di assessment del software applicativo volte principalmente a valutare la dimensione effettiva del volume in esercizio (baseline iniziale) secondo metodi largamente diffusi in letteratura (misurazione dei Function Point - FP - a norma IFPUG versione 4.2). All’attivazione del contratto il valore della baseline era stabilito su base convenzionale, non essendo stato mai effettuato un conteggio accurato, con riflessi negativi sulla gestione dei costi del servizio. Il contratto prevedeva che l’assessment fosse condotto dal fornitore stesso, ma con il controllo dell’Amministrazione.

GLI OBIETTIVI DEL COMMITTENTE

L’Amministrazione ha affidato al Monitore il compito di verificare la corretta applicazione delle modalità di conteggio adottate dal Fornitore per la rivalutazione della Baseline Iniziale secondo le prescrizioni contrattuali al fine di razionalizzare i costi di gestione. Per la corretta applicazione dei metodi previsti contrattualmente era necessario:

identificare correttamente la struttura delle applicazioni che costituiscono il patrimonio applicativo in esercizio;
valutare i metodi di conteggio impiegati dal fornitore;
verificare l’esito finale del conteggio.

L’attività rivestiva una notevole criticità per via della rilevanza economica sui costi del servizio per Amministrazione e fornitore.

L'INTERVENTO EFFETTUATO

Per conseguire gli obiettivi dell’Amministrazione il Monitore ha attuato i seguenti interventi:

definizione dei criteri di razionalizzazione della struttura del software applicativo della Baseline Iniziale superando le inadeguatezze presenti e identificando i criteri in coerenza con la metodologia di conteggio (questa era la fase maggiormente critica in quanto eventuali inadeguatezze si sarebbero riflesse sui risultati del conteggio);
definizione del processo di applicazione dei criteri al contesto attuale;
verifica delle modalità di conteggio impiegate dal fornitore mediante analisi a campione dei conteggi;
controllo estensivo su tutto il patrimonio sw della correttezza formale dei dati di misurazione presentati dal fornitore rispetto allo standard IFPUG 4.2, finalizzato ad evidenziare eventuali incongruenze nelle dichiarazioni relative ai conteggi di dettaglio effettuati.
Le attività sono state caratterizzate da notevole complessità e hanno comportato l’impiego di esperti da parte del Monitore.

I RISULTATI CONSEGUITI

A seguito delle attività il valore del volume della baseline in esercizio è stato praticamente dimezzato, comportando un risparmio sui valori previsti contrattualmente di oltre 4 Milioni di euro nel residuo periodo contrattuale;
Si osserva che il rapporto tra il costo diretto delle attività di supporto del Monitore (circa 75.000 Euro) e il valore minimo del risparmio è circa di 1/50 e che le risorse che si renderanno disponibili per l’Amministrazione saranno impiegate in attività di innovazione.